Vergaderator – Bespaar me!

Met Ceciel Fruijtier, die meer dan de redactie van het boek “Faciliteren als Tweede Beroep” gedaan heeft, kwamen we op deze Nederlands klinkende term voor het toch wat Engelse facilitator. Het achtervoegsel “ator” duidt op een professional, een beroep. Denk aan een “innovator”, iemand die innoveert, een “curator”, iemand die verzorgt of een “moderator”, iemand (of iets) die (dat) modereert. In dit geval een “tweede beroep”. Een vergaderator is iemand die als professie vergaderingen verzorgt. Hoe zo, iemand die vergaderingen verzorgt?

If you don’t control your meetings they’ll control you. Compensation Café

Vergaderingen slokken de meeste tijd en energie van organisaties. Juist op vergaderkosten zou enorm bespaard kunnen worden. Want het zijn de goed betaalde professionals – in hun eerste beroep – die het meeste vergaderen. Neem bijvoorbeeld het mislukte Catshuis-overleg van Rutte cs: bijna zeven weken! Zonder resultaat! Zo maken we niet alleen directe kosten, maar ook indirecte en zogenaamde “opportunity costs“: de baten die we niet realiseren door het missen van kansen. In tijden van bezuinigingen, zou het reduceren van vergaderkosten het eerste vergaderpunt moeten zijn. Waarom niet? Omdat de voorzitter natuurlijk niet zijn of haar rol ter discussie gaat stellen!

Het kwestie bij vergaderingen is dat de voorzitter verantwoordelijk is voor zowel de inhoud (= het resultaat) als het proces (= de wijze waarop we resultaat behalen, de agenda). De voorzitter wil zowel nieuwe ideeën -vrijheid geven, creativiteit, originaliteit, gas geven – als zijn of haar eigen ideeën realiseren – sturen, remmen, dempen. Krijgt de voorzitter zijn of haar inhoudelijke zin niet, dan kan dat door het proces. De voorzitter heeft altijd een bias, een voorkeur. Dat is niet verkeerd. De voorkeur maakt dat een voorzitter voor-zit. Daardoor ontstaat echter van zelf de situatie dat niet alles gezegd kan worden, er geen openheid ontstaat, mensen zich niet kwetsbaar durven opstellen. Vergaderen wordt een debat, een strijd om het (eigen) gelijk. En een ongelijke strijd. Het lijkt goedkoop om het zelf te doen – en dat is het ook wanneer je resultaten bereikt – maar het kost geld, moeite, energie en het meest schaarse goed ter wereld – aandacht – wanneer het mislukt.

Door een professional in te huren. Een begeleider – facilitator, moderator, groepsmediator, vergaderator – richt zich op het proces. Hij of zij heeft geen enkel belang bij een bepaald resultaat, behalve het bereiken van UITVOERBARE afspraken en resultaten. Daardoor kan de voorzitter of eigenaar van de vergadering gewoon meedoen. Verder zorgt de begeleider voor een goede, constructieve sfeer. Als het moet als een scheidsrechter, of adviseur; wanneer het kan en mag als een mediator, coach, counselor of facilitator. Faciliteren gaat over het maken (in Latijn “facere”, het Engelse “fact“) van “li“, verbinding. We vinden li (p. 27) ook in het woorden re-la-tie. Omdat een facilitator een neutrale rol heeft, niet boven noch onder de deelnemers staat, en alleen hun gezamenlijk belang dient, het halen van resultaten, verdient een facilitator zich al binnen één vergadering terug.

Over Jan Lelie

Loves to facilitate groups in complex situations
Dit bericht is geplaatst in Begeleiden, Leiderschap, Vergaderator met de tags , . Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.