Vergaderator – Bespaar zelf!

Vergaderen kost geld. Veel geld. Verkeerd vergaderen kost nog meer geld. De kostenbesparing met goed vergaderen is eigenlijk niet te bepalen, omdat het voorkomt dat er geld wordt verkwist. Nu kunt u natuurlijk een vergaderator inhuren – zie “vergaderator – Bespaar me!“, maar dat kost ook geld. U kunt zelf al heel veel doen om kosten van vergaderingen te beperken. In een artikel op Seth Godin staan een aantal suggesties, die ik hier vertaal en aanvul.

De belangrijkste regel voor productieve vergaderingen: NEEM NIETS VOOR VANZELFSPREKEND AAN!

  1. Voorbereiden
    • Noodzaak bijeenkomst – Is de bijeenkomst nodig? Waar gaat het over en wat willen we bereiken? Kan dat ook anders?
    • Duidelijke eigenaar – Wie (één persoon!) is er verantwoordelijk voor het bereiken van resultaat? Wat heeft hij of zij nodig van wie?
    • Deelnemers – Wie zijn echt betrokken bij het resultaat? En bij welk deel van de vergadering?
    • Logistiek – Waar is het? Hoe kom je daar? Weet iedereen – denk aan gasten – dat? Wanneer beginnen we? Hoe zit het met drankjes?
    • Doe vooraf wat vooraf kan – agenda, introducties, stukken beschikbaar (niet toesturen! Het is 2012!)
    • Wat is jou belang? – Ben je sterk afhankelijk van een bepaald resultaat? (Lakmoesproef: wat betekent dit voor mijn succes of carrière?): Vraag toch een facilitator of vergaderator.

  2. Uitvoeren
    • Begin op tijd – Begin. Spreek af dat wanneer iemand er niet of te laat is, hij of zij stilzwijgend instemt met de gemaakte afspraken
    • Check in – Wat verwachten de deelnemers van de bijeenkomst? Maak duidelijk dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het realiseren van hun verwachtingen. Informeer altijd of iemand ergens mee zit. Verdeelde aandacht (“ik moet straks eerder weg”, “ik heb pijn in mijn schouders”, “kind is ziek”,….) verstoort.
    • Agenda – Wat moet er echt op de agenda? Wat bespreken we in ieder geval? Welke volgorde?
    • Check – Vat samen, formuleer je aannames als aannames en conclusies als conclusies (ja, daar zit verschil in. Aannames als conclusies formuleren is de grote vergaderbetrokkenheidsmoordenaar). Schrijf besluiten altijd zichtbaar voor iedereen uit. (Let op: mensen spreken sneller dan ze denken. De denksnelheid is ongeveer gelijk aan de schrijfsnelheid).
    • Denk eerst, spreek later – Laat deelnemers eerst hun vragen, meningen of standpunt(en) opschrijven. Zo overdenken ze ze beter, en kunnen ze beter naar anderen luisteren
    • Lees de lichaamstaal – Hoofd achter over of voorover op tafel en hoofd op de armen: deelnemer is in slaap gevallen.
    • Wissel af – Aandachtsspanne is maximaal 20 minuten. Laat deelnemers regelmatig even met hun buren overleggen. Zorg voor beweging. Staand vergaderen verkort een bijeenkomst met 30 – 80%.
    • Beëindig – Begin bij het begin, ga door tot het einde en stop dan.


  3. Bezorgen
    • Deel je aantekeningen – Schrijf altijd de conclusies uit en deel deze, aan iedereen die er belang bij heeft.
    • Maak altijd ook afspraken over “follow up” – Mensen zijn optimisten en het valt altijd tegen. Regel hoe en wanneer gerapporteerd wordt of geëscaleerd.
    • Gebruik tools en media effectief – Elkaar herinneren aan afspraken: gebruik twitter. Samenwerken en op de hoogte blijven: gebruik Yammer. Werken aan het zelfde rapport: Googledocs. Stukken rondzenden? Zo 2010. Gebruik DropBox.
    • Get a life – een vergadering is geen social event.

    Nog meer besparen op vergaderingen? Volg een inleiding bij mij, leer iemand van uw organisatie te faciliteren als tweede beroep of huur een vergaderator.

Over Jan Lelie

Loves to facilitate groups in complex situations
Dit bericht is geplaatst in Begeleiden, Leiderschap, Vergaderator, zelf met de tags , , . Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.