Stop met symptoombestrijding: ga faciliteren

In een gesprek over de werking van faciliteren stelde mijn gesprekspartner vast dat faciliteren de efficiëntie verbetert. Ik ontkende dat onmiddellijk. Faciliteren maakt efficiëntieverbetering niet langer nodig. Door de juiste besluiten te nemen, en in sommige gevallen is dat het besluit om iets niet te doen, voorkomen we dat we achteraf processen moeten verbeteren, kosten moeten maken en uiteindelijk moeten gaan “bezuinigen”. En dat laatste natuurlijk vooral op beter overleg….

Veel organisatie richten zich op “LEAN” of “sixSigma”, hogere efficiëntie of willen kosten besparen door mensen “van werk naar werk” te helpen (= te ontslaan). Of we huren dure consultants in. Allemaal symptoombestrijding. (te) Hoge kosten worden veroorzaakt door verkeerde taakverdeling, onduidelijke afspraken, onvoldoende kwaliteit, niet luisteren naar de klanten met als resultaat niet betrokken medewerkers. Door mensen te ontslaan, worden de blijvers echt niet meer betrokken. Slechte besluitvorming vormt de bron, de root cause, de echte oorzaak van te hoge kosten, matige kwaliteit en lage motivatie. Het probleem is echter dat niemand binnen de organisatie dat durft te zeggen …. want er wordt bezuinigd door mensen te ontslaan. Beter – gefaciliteerd – vergaderen levert meer op dan efficiëntie verbetering. In hoofdstuk 9 illustreer ik dat met behulp van deze figuur:

Betere samenwerking leidt tot betere taakverdeling (links onder) en dat geeft – na verloop van tijd – lagere uitgaven. Want iedereen doet meer dingen die bij hem of haar passen. Beter samenwerken leidt tot meer betrokkenheid, betere communicatie en meer vertrouwen. Wanneer mensen elkaar meer vertrouwen is er meer openheid, ook om te zeggen hoe vergaderingen verder verbeterd kunnen worden.

Faciliteren van besluitvorming leidt NIET tot verbeteringen van efficiëntie of kostenbesparing. Faciliteren maakt kostenbesparing en efficiëntieverbetering overbodig. Wanneer er de eerste keer gelijk de juiste besluiten genomen worden, hoeven we niet achteraf problemen in de uitvoering te verbeteren. Het gaat om effectiviteit, creativiteit en betrokkenheid. Alle methoden en technieken om kwaliteit te verbeteren vertellen dat hoe eerder in de keten een probleem gesignaleerd wordt, hoe minder verspilling, hoe minder gevolgen en hoe lager de kosten voor correctie zullen zijn. Toch beginnen veel organisaties “achteraan”: de bestaande processen verbeteren, bij voorkeur die van iemand anders.

Goede besluitvorming – open, participatief, creatief – is cruciaal voor effectieve, klantgerichte organisaties. Goede besluitvorming leidt tot de beste producten en diensten en een goede taakverdeling om die te leveren. Iedereen doet die dingen die het beste bij hem of haar passen en wanneer iemand heeft deelgenomen aan de besluitvorming, leidt dat van zelf tot lage uitgaven en lage kosten.

Paradox
Wat houdt ons tegen, waarom vergaderen we niet goed? Dat komt door een paradox die het hart vormt van communiceren. We kunnen niet zo maar alles zeggen, vooral omdat we anderen niet willen kwetsen.

In een vergadering spelen twee dingen: de inhoud en de relaties. De inhoud is het onderwerp, waar het eigenlijk om gaat. De relaties gaan over de onderlinge verhoudingen. Verhoudingen in vergaderingen zijn altijd ongelijkwaardig: de voorzitter zit voor en onderwerpt de anderen aan zijn of haar gezag. Sommige leden hebben meer macht, invloed, ervaring, kennis, … . Hieruit ontstaan verschillende belangen en opvattingen. Daardoor kan niet alle inhoud open besproken worden. Een voorzitter bepaalt ook de agenda en daardoor welk onderwerp op welke manier besproken wordt. Dat proces kan ook weer niet open besproken worden. Tenslotte kan het onderwerp van de vergadering ook nog de onderlingen verhoudingen betreffen. Dan wordt het helemaal problematisch. Dit heet ook wel de Abilene paradox.

De beste manier betere besluiten te nemen en daarmee te voorkomen dat we moeten gaan bezuinigen of efficiëntie moeten gaan verbeteren, is natuurlijk het (laten) faciliteren van vergaderingen.

Over Jan Lelie

Loves to facilitate groups in complex situations
Dit bericht is geplaatst in 4C-model, H9 met de tags , , , , . Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.