Archive for H9

Facilitators voegen waarde toe

“Facilitators kosten gewoon te veel”
Als ik een taal spreek, is het Watzlwickiaans – pragmatisch. De meeting industrie gaat over geld verdienen. Iemand die iets anders beweert, is dom, verkeerd ingelicht of begrijpt heel goed hoe het werkt.

Facilitators inhuren lijkt niet noodzakelijk en gaat dus ten koste van de winst. Dat het niet noodzakelijk lijkt, komt door het vrijwel universele gebruik van een metafoor over communicatie die gemakkelijk werkt, maar te eenvoudig en eenzijdig is: de “conduit metaphor” ofwel de “leidingsmetafoor”. Deze metafoor valt samen met het fenomeen van leiding geven als mensen vertellen wat te doen. Communicatie is een vorm van zenden, in deze metafoor. Facilitator hanteren niet alleen een andere taal (klik op deze link voor meer onderzoek). Faciliteren gebruikt impliciet een andere metafoor voor communiceren: de “gereedschapsmakersmetafoor“. In deze metafoor – kader of frame – bestaat communiceren uit conversaties, appriciative inquiry, dialoog en “stilte”. Leiding geven houdt dan in het overgeven van de leiding en het beheren van het kanaal. En dat gereedschap bestaat zowel uit taal (inclusief beeldtaal) als uit houding, toon en lichaamstaal. Maar eerst gaan we naar Helsinki.

Het “Helsinki principe” in Helsinki
Ik ben naar Helsinki gegaan, om op een wetenschappelijk congres de inleiders te begeleiden in workshops in plaats van presentaties. De feedback is bijzonder positief, door inleiders, chairs en deelnemers. Toch zullen we niet opnieuw uitgenodigd worden. Te duur. Ik herken het dilemma van onze klant. Hoe kan ik de noodzaak om geld uit te geven aan een facilitator verantwoorden? Er waren 2 technici aanwezig en zeker 3 “stand by”, en 4 hostesses bij een meeting die ik faciliteerde. En ik erbij is te duur. Ondanks dat zowel de presentatoren als de deelnemers zeer tevreden waren over mijn ondersteuning. Wat maakt, dat het investeren in huur van ruimte, meubilair, licht, geluid en technici wel verantwoord kan worden en begeleiding door facilitators van sprekers en deelnemers niet? Waarom menen we, dat we kennis kunnen overdragen door te zenden, te presenteren?

Dat komt door een impliciete aanname over waar betekenis huist. We zijn getraind – ik niet, ik heb die les gemist -, in het idee, dat betekenis in woorden (of beelden) zit. We verwarren het middel (medium) met het doel (message). Het betekent, dat betekenissen volgen uit relaties. We gebruiken niet voor niets het woord kennis voor kennis en kennissen.

We hanteren een impliciete aanname of afspraak dat de betekenis van wat we zeggen in de woorden en beelden zit die we zenden / ontvangen. De betekenis zoals die begrepen wordt, is de betekenis als bedoeld door de zender. Dit impliciete principe heet in de ICT – ik verzin het niet – Het Helsinki Principe: de betekenis van een boodschap volgt uit het correct gebruiken van de juiste taal, uit grammaticale en semantische regels. Een boodschap heeft maar één betekenis. Wanneer die niet begrepen wordt, komt dat door “ruis” in het kanaal, zie het plaatje verderop.

Het gaat er dan in communicatie om, om de ruis te verminderen, door het geluid te versterken, de zaal goed in te richten of van beelden te voorzien. Dat maakt tevens de ontvanger lui en dom. De zender moet het maar beter uitleggen en wanneer hij of zij het zelfs na 10 keer uitleggen niet begrijpt, laat maar. Het verklaart, waarom er maar zo weinig mensen reageren op conferenties: alleen zij, die het al begrijpen. Het verklaart waarom politici zenden, verzenden en herzenden.

Veel opdrachtgevers menen impliciet, dat facilitators de ruis van hun boodschap zullen verminderen en daarmee de weerstand. Ik hoor dan formuleringen als: “de boodschap verduidelijken” (alsof de duiding in de boodschap zit), “de neuzen dezelfde richting op” (kenmerkend voor het stromen door een kanaal) of “het verminderen van weerstand …” (een vorm van “ruis”). Dat leidt overigens ook tot een gevoel van onbekwaamheid bij de opdrachtgever, wat we tijdens de intake dienen te bespreken – maar dat is een ander verhaal.

Dit principe volgt uit het vrijwel universeel hanteren van de “conduit metaphor” of wel de “leidingsmetafoor” als metafoor voor het proces van communiceren. Ik noem het ook wel reïficeren, het tot een ding maken van een proces. Zoals we communiceren, vertrouwen, organiseren (en) vertalen in communicatie, het vertrouwen, de organisatie en vertaling.

De aannames zijn:

  • Concepten, gedachten, gevoelens en betekenissen zijn als objecten, dingen.
  • Woorden en zinnen zijn containers, die betekenis bevatten
  • Communiceren bestaat uit zenden en ontvangen van containers
  • Communicatie (let op het zelfstandig naamwoord) is ook een ding

Pragmatisch betekent relaties
Watzlawickiaans gaat uit van de pragmatische aspecten van menselijke communicatie: betekenis volgt uit relaties in conversatie. Dat houdt in, dat betekenis volgt uit gedrag en niet uit woorden of beelden. We gebruiken ze wel voor de overdracht, maar alleen in overdrachtelijke zin. “Metafoor” betekent ook niet voor niets letterlijk “over-dragen“. Meta betekent over en foor komt van *bher-, de stam van dragen, in het Engels, to bear. Alle gedrag (! let op dat woord) draagt over, is communicatie en alle communicatie is gedrag. Alles – ook elk woord – kan dubbelzinnig dubbelzinnig gebruikt worden.

Betekenis zit in jou, jij betekent! Betekenis huist in mensen, in onze hoofden en lichamen. Betekenis noemen we daarom “embodied“. Het hebben van betekenis, werkt anders dan het hebben van een auto. Je auto kan je uitlenen, de betekenis van je auto niet. Daarom hebben we een auto ook als een statussymbool, de betekenis van de auto, voor jou. Woorden kunnen we geven, betekenissen niet. Die betekenis volgt uit de relaties, zoals de status van de auto volgt uit onze onderlinge relaties. Ik rij zelf Peugeot, dus dan weet je het wel.

Uit onderzoek (van Michael Reddy – inMetaphor and Thought – Ortony, A. (ed)), blijkt, dat we meer en meer van de “leidingsmetafoor” gebruik maken – meer dan 70% van de communicatie in de jaren ’90 – en steeds minder van de “toolmaker metaphor” – zie plaatje. Een gevolg van het gebruiken van techniek, machines en computers.

De “gereedschapsmakersmetafoor”, gaat uit van het samenstellen van een boodschap uit de beschikbare materialen en deze overbrengen aan een ander. Dat materiaal kan van alles zijn: woorden, natuurlijk, maar ook beelden, intenties, opvattingen. Alles is materiaal. Je kan het vergelijken met twee kinderen, die in een zandbak zitten en zandvormpjes uitwisselen en versieren. De ontvanger vergelijkt het aangebodene met de daar beschikbare materialen. Uit de conversaties (letterlijk, “omzetten”) leiden we inzicht, betekenis, kennis af.

De leidingsmetafoor is efficiënt, meetbaar, effectief in eenvoudige situaties, schaalbaar en zo algemeen, dat we bijna niet meer weten, dat het ook anders kan. Bovendien heeft ze als voordeel, dat de beheersing bij de zender blijft. Deze “klassieke” benadering wordt dan opgedrongen aan de “innovatieve” benadering. “Waarom kan faciliteren niet meer zijn zoals “zenden en ontvangen”?“, zo vraagt men zich af, vanuit het perspectief van de leidingsmetafoor. Ik denk dan aan het verschil tussen een ambachtelijk product en een fabrieksproduct. Misschien zit daar een aanknopingspunt: faciliteren levert een ambachtelijk product – kunst – en geen industrieel te reproduceren kitsch.

Wat zijn de kosten van falen?
De meeting industrie, denk ik dan, verwart de boodschap van interactie – daar ben ik het mee eens – met het overbrengen door te zenden – dat tracht ik te vermijden. Je kan het zien, in deelnemers die zich tijdens presentaties geheel anders gedragen, dan tijdens de pauzes. En dat dat verschil niet besproken wordt, maakt het geheel zelfsluitend. De leidingsmetafoor leidt noodzakelijkerwijs tot een “double bind“. Deelnemers van de gefaciliteerde sessies zijn (doorgaans) buitengewoon tevreden; de klant, in de vorm van de ondersteunde mens, ook. De opdrachtgever twijfelt, was het de prijs waard? Blijven we wel binnen budget?

De “leidingsmetafoor” werkt, werkt goed. Maar dan ook uitsluitend in bekende situaties. Op onbekend terrein – ik denk dan aan innovatie, vluchtelingenproblematiek, financiële crisis, politiek, “genderissues”, veiligheid en ga zo door -, werkt de metafoor eerder tegen ons, dan met ons. De leidingsmetafoor werkt naar bekende oplossingen voor bekende problemen. We kijken dan alleen naar de kosten voor het behalen van een bekend resultaat, zoals we een voorwerp kopen aan een kraampje. De “leidingsmetafoor” is door haar aard fragiel. Kleine, bekende verstoringen kan ze aan. Maar kleine verstoringen die tot resonanties leiden of tot een hyperkritische situatie, kan ze niet aan. Eén vergissing kan alle besparingen bereikt door de “leidingsmetafoor” te niet doen. En meer dan dat. Dat komt overigens niet door de metafoor zelf natuurlijker, maar door de gebruiker, door ons gebruik van deze gebruikelijke metafoor.

Faciliteren gebruikt noodzakelijkerwijs de “toolmaker metaphor”: het gaat om relaties, interacties, ontdekken en uitvinden, fouten maken en leren. Facilitator werken als gereedschapsmakers. Facilitators verzamelen tools, methoden en technieken. Maar daar gaat het ons niet om. Het gaat om het toepassen. Faciliteren leert van fouten en is daardoor antifragiel. Faciliteren werkt versterkend. Aan een van mijn leraren – Louis de Swaaf – vroeg ik: “welk doel heeft de facilitator?”. “Het sterker maken van de klant”, was zijn onmiddellijke antwoord. Je investeert in mensen, in elkaar, door het laten faciliteren van een bijeenkomst

In de toekomstige wereld, kan u, de inleider, voorzitter of presentator uw eigen proces faciliteren. Het koste zoveel tijd en moeite om een expert op te leiden, dat we geen tijd en geld konden besteden aan het leren overdragen van zijn of haar expertise. We doen alsof de expertise verworven is door middel van de leidingsmetafoor. Het heet “opleiding”. Voor faciliteren bestaat geen opleiding. Iedereen leert het in de praktijk. We leren experts te faciliteren in hun praktijk. [reclameblokje voor Kunstmest XP; Faciliteren voor eXPerts]. Tot het zover, zullen we moeten investeren in het faciliteren van bijeenkomsten. Of anders veel geld efficiënt weggooien aan ineffectieve bijeenkomsten, kennisoverdracht en technische oplossingen. Penny wise, pound foolish.

Investeren in kennissen
Faciliteren biedt geen kant-en-klare formules. We werken met recepten in plaats van voorschriften, we improviseren op basis van ons programma. Faciliteren houdt ook opvoeding in. Faciliteren levert meer op, naar mate de klant beter begrijpt, dat hij of zij het belangrijkste ingrediënt vormt. Faciliteren betekent het maken van verbindingen, relaties, netwerken. Faciliteren voegt waarde toe door te investeren in kennis in relaties, in kennissen.

Evoluerend Universum

Naar aanleiding van een bijdrage in de Correspondent van Tamar Stelling, heb ik mijn gedachten laten opkomen over evolutie. [Tussen [] wat aanvullingen]

hoofdstuk7paden-02Evolutie, of evolueren – ik vermijd reïficeren -, is een emergent, autonoom fenomeen, ontstaan uit de paradox van “behoren” (Belonging), ofwel de schijnbare tegenstelling tussen samenwerken (overvloed) of concurreren (schaarste). Ik hanteer een inclusieve of: het kan ook allebei. Deze twee zijn niet tegengesteld aan elkaar, maar complementair. Ze vullen elkaar aan en de één is niet beter dan de ander. Eigenlijk is het één en hetzelfde proces, wat we aanduiden als evolueren. Omdat we om gewaar te worden onderscheid moeten maken1) , ontstaat daarbij een illusie van tegenstellingen. Deze fictieve tegenstellingen verwoorden we in zelfstandig naamwoorden, waardoor ze feiten lijken. 2)3)

Zoals evolueren altijd uit het best aangepaste (fittest) systeem bestaat – er kan geen ander bestaan, anders had dat wel bestaan -, zo ontwikkelt zich ook ons denken over evolueren. 4) Ons denken over evolutie past zich aan, evolueert ook.

[op ieder moment bestaat ons denken uit het begrijpen-tot-dan-toe. Ze is aangepast aan de situatie waarin we verkeren. Wat werkt werkt en wordt werkelijk. Omdat gewaarworden en oordelen onverbrekelijk met elkaar en de gegeven situatie verbonden zijn, kunnen we niet anders dan de gewaarde werkelijkheid verwerkelijken en voor waar houden. Ons wereldbeeld is noodzakelijkerwijs begrensd door – zie de paradoxen van behoren -, zowel ons eigen denken als het denken door anderen. Hieruit ontstaat de beleving van samenwerken (“eens”) of concurreren (“oneens”).

appel peer paradoxIn termen van het gehanteerde model van paradoxen, vertalen we oneens in niet-eens, een digitale tegenstelling. In beide gevallen kunnen we dit aanduiden met het woord “school” (werk zelf uit).

Het moge duidelijk worden, dat daarmee “denken” een noodzakelijk bijproduct is van “evolueren”. Vanuit een bepaald standpunt, zou je de hele evolutie kunnen beschouwen als een denkende, analoge computer, die haar eigen resultaten ontwikkelt. Met de DNA/RNA-“machine” code ontwikkelt zich de eiwit-“programmeertaal”. Een bacterie kunnen we dan opvatten als een stukje samenhangende code of “object”. Deze ontwikkelen zich – de term Agile dringt zich op – tot grotere systemen, met complexe interfaces. Het proces van evolueren omvat het product van evolutie. Zo werkt alles aan haar eigen betekenis.

Wanneer alles een uitdrukking is van paradoxen 5) – in dit geval de paradoxen van “expressie” of uitdrukken -, roepen deze processen een emergent fenomeen op. Ik kan dan zo verklaren, hoe het product van deze processen – in casu de mens – een schepper, designer of ontwikkelaar aanroept. Wat wellicht lastiger te begrijpen valt, is dat deze universele “maker” samenvalt met zijn of haar schepping en dat de geschapene als deel, noodzakelijkerwijs een “afbeelding” is van het geheel. Vandaar dat we in elke religie “verantwoording” dienen af te leggen over onze handelingen en dat ze tegelijkertijd de saamhorigheid (!) bevordert. Waar menige religie in doorslaat, is het verkondigen van een absolute waarheid.]

1) [uitvinden van de werkelijkheid, wat werkt]
2) [ik gebruik hier dus weer het verschijnsel dat feit en fictie “gemaakt” zijn. Reïficeren is dus een emergent fenomeen van waarnemen en denken, de paradox van engageren (Engaging, ofwel percipiëren. Je ziet hoe de paradoxen elkaar oproepen.)]
3) [In het artikel wordt beschreven dat darmflora en andere bacteriën bij ons horen. Dat geldt ook voor al onze “andere” cellen en zich daarin bevindende resten van bacteriën. In termen van de paradox van behoren, begrijp ik nu. hoe de samenhang bestaat tussen

  • identiteit (wellicht beter: identificeren of identfying)iedere cel heeft eigen eigenschappen EN die zijn “onteigent” (oneigenlijk gebruikt) uit algemene eigenschappen
  • individualiteit (en dus hier individualiseren of individualsing) iedere cel is zowel uniek als een deel van het collectief, dat de expressie van die individualiteit mogelijk maakt
  • betrokkenheid (betrekken, betrokken zijn of worden of involving iedere cel betrekt zich op nabije cellen, is tegelijkertijd afhankelijk en onafhankelijk van andere celle
  • grenzen (begrenzen of limiting iedere cel heeft grenzen en wordt begrensd door andere cellen.]

4) [Hiermee valt het universum dus samen met evolutie – niet voor niets allebei woorden die “draaiende beweging” suggereren – en het enigmatische godsbegrip. Niet voor niets begint de bijbel met “in de beginne scheidde (!) god hemel en aarde”]

5) Energie en paradox zijn equivalent. De “spanning” tussen de polen uit zich in de vorm van “energie” en “kracht”, die zich omzetten in “werk”. Omdat energie behouden is, is ook paradox behouden.

Theorie en praktijk

Theorie en praktijk kunnen niet zonder elkaar. En ze kunnen niet met elkaar. Het lijkt wel een huwelijk. Vanwege de kinderen blijven ze dan maar bij elkaar, begrijpelijk.

Met de door mij – en Will – gepresenteerde Kaart van Werkelijkheidsopvattingen dekken we het hele veranderlandschap af; net zo als Quinne en Lohrbach, de MBTI, de leercyclus van Kolb, het vier fasen model van Hardjono, .. etc . Theorievorming maakt onderdeel uit van het landschap en alle theorieën claimen (im- of expliciet) universaliteit. Sterker, wanneer dat niet het geval is, volgen aanvullingen (met eventuele andere theorieën) tot het wel universeel is. Tegelijkertijd wil elke theorie ook van praktisch nut zijn. Maar geen enkele theorie “is” de praktijk. Daarom staat er ook ergens de quote van Einstein:

“In theorie is er geen verschil tussen theorie en praktijk; in praktijk wel”

Omgekeerd geldt ook: “In praktijk is er geen verschil tussen praktijk en theorie; maar in theorie wel!” Dat is de paradox waaruit we weten scheppen: wetenschap. Wetenschap is dus volgens mij het resultaat van een emergent proces. Ik heb het ook wel eens geformuleerd als: “wetenschap is het vervangen van de ene verzameling paradoxen door een andere en volhouden dat dat niet paradoxaal is”. Daarmee wil ik wetenschap niet diskwalificeren – ik ben wetenschapper -, maar we mogen wel onze beperkingen kennen. Bovendien geeft het aan dat wetenschap zich altijd zal blijven ontwikkelen.

Alle problemen komen voort uit onze strijd met de praktijk, de werkelijkheid. Dat verliezen we – op termijn – altijd. Maar dan ook altijd. In mijn tekening met de figuurtjes, staat rechtsboven “Gegeven Situatie” (Presenting Situation) omdat het volgens mij gaat om de manier van “aannemen”. Het interessante deel van elke theorie zijn de aannames (!). We maken het elkaar lastig omdat we op basis van de aannames conclusies trekken (= de theorie) en vervolgens de conclusies willen bewijzen, anderen gaan overtuigen of de theorie gaan implementeren. Maar de ontwikkeling van een theorie zit in het falsificeren van de aannames. Het gaat, neem ik aan, om het aannemen van de aannames. En dat noem ik een metapraxis. Daarom staat er ook de quote van de Daodejing (Tao): wanneer je iets grijpt om te veranderen, zal je niet slagen. Datzelfde geldt voor “be”grijpen. In mijn optiek is het helemaal niet nodig om een situatie te begrijpen om te kunnen interveniëren, te mogen veranderen. Ik werk zelfs omgekeerd: de interventie kan heel goed het begrijpen van een situatie zijn. “Aha, nu zie ik het. U houdt de tekening onderste boven”, zoals de man aan de telefoon zegt in de cartoon van Peter van Straten.

Ik bied geen alternatieve theorie, maar een beschrijving van de praxis. Of, anders gezegd, theorievorming als fenomeen plaats ik als onderdeel op de kaart in de “unitaire” werkelijkheidsopvatting. Als gezegd bestaat daar elke verandering uit een (her)interpretatie van regels. Een ander kenmerk van theorieën is het indelen in hiërarchieën. Het plaatsen van een theorie is dan ook een oordeel. Echter, ik plaats een theorie wel op de kaart, maar dat houdt geen oordeel in over de werking, of het succes, of de toepasbaarheid. Vanuit de Unitaire werkelijkheid zijn er drie veranderpaden:

  • analytisch, testen in de praktijk van je bedachte, ontworpen theorie of model: je krijgt dan gelijk
  • beïnvloedend, overtuigen van anderen van de theorie waar je je toe bekeerde: je krijgt dan volgers
  • bevestigend, assertief vaststellen van een geïnspireerde theorie: je krijgt dan “establishment”

Veel intuïtieve denkers (het psychologische voorkeurstype) hanteren een gemengde strategie. Je ziet dat heel mooi bij bijvoorbeeld Goldratt – Theory of Constraints – De Lerende Organisatie – Systeem denken en Theory U. Nogmaals, er niets mis of verkeerd aan deze theorieën. Ze werken. Alleen in sommige situaties even niet.

Mijn impliciete model is eigenlijk het volgende:

Goede vent + Goede theorie ==> succesvolle verandering
Verkeerde vent + Goede theorie ==> weinig succesvolle verandering
Verkeerde vent + Verkeerde theorie ==> geen succesvolle verandering
Goede vent + Verkeerde theorie ==> succesvolle verandering

(een vrouw kan ook een vent zijn; en succesvol houdt in op lange termijn. Er zijn verkeerde venten die iedere keer net op tijd weg zijn; eigenlijk is dat mijn verklaring voor het feit dat er zoveel personeelsmutaties zijn. Peter’s Principle)

De paradox bestaat hier uit: wanneer je een succesvolle verandering tot stand gebracht heb, wil dat niet zeggen dat je theorie deugt. Het enige wat relevant is, is dat u uw eigen theorie bemerkt (zelfkennis) plus de verschillen tussen je (handelings)theorie en de praktijk.

Wanneer u mijn model als een theorie beschouwt, dan dekt deze inderdaad 100% af. Ik ken er tot nu toe maar één die er buiten valt en die is dan ook volgens mij een hoax, oplichterij. In handen van een goede vent lijkt die te werken, maar de meesten komen er achter dat het niet aan die theorie ligt.

Maar, nogmaals, het enige waar ik naar streef is bewustwording van de door u gehanteerde theorie en daar op een adequate wijze met anderen over overleggen. Het enig zinnige doel is vooruitgang.

Het keuze probleem van de passende technieken en instrumenten is het onderwerp van het laatste hoofdstuk. De techniek die ik daar propageer, een vorm van opstellingen, is er niet één die in dezelfde omstandigheden hetzelfde resultaat geeft. En dat is fnuikend voor elke theorie.

Stop met symptoombestrijding: ga faciliteren

In een gesprek over de werking van faciliteren stelde mijn gesprekspartner vast dat faciliteren de efficiëntie verbetert. Ik ontkende dat onmiddellijk. Faciliteren maakt efficiëntieverbetering niet langer nodig. Door de juiste besluiten te nemen, en in sommige gevallen is dat het besluit om iets niet te doen, voorkomen we dat we achteraf processen moeten verbeteren, kosten moeten maken en uiteindelijk moeten gaan “bezuinigen”. En dat laatste natuurlijk vooral op beter overleg….

Veel organisatie richten zich op “LEAN” of “sixSigma”, hogere efficiëntie of willen kosten besparen door mensen “van werk naar werk” te helpen (= te ontslaan). Of we huren dure consultants in. Allemaal symptoombestrijding. (te) Hoge kosten worden veroorzaakt door verkeerde taakverdeling, onduidelijke afspraken, onvoldoende kwaliteit, niet luisteren naar de klanten met als resultaat niet betrokken medewerkers. Door mensen te ontslaan, worden de blijvers echt niet meer betrokken. Slechte besluitvorming vormt de bron, de root cause, de echte oorzaak van te hoge kosten, matige kwaliteit en lage motivatie. Het probleem is echter dat niemand binnen de organisatie dat durft te zeggen …. want er wordt bezuinigd door mensen te ontslaan. Beter – gefaciliteerd – vergaderen levert meer op dan efficiëntie verbetering. In hoofdstuk 9 illustreer ik dat met behulp van deze figuur:

Betere samenwerking leidt tot betere taakverdeling (links onder) en dat geeft – na verloop van tijd – lagere uitgaven. Want iedereen doet meer dingen die bij hem of haar passen. Beter samenwerken leidt tot meer betrokkenheid, betere communicatie en meer vertrouwen. Wanneer mensen elkaar meer vertrouwen is er meer openheid, ook om te zeggen hoe vergaderingen verder verbeterd kunnen worden.

Faciliteren van besluitvorming leidt NIET tot verbeteringen van efficiëntie of kostenbesparing. Faciliteren maakt kostenbesparing en efficiëntieverbetering overbodig. Wanneer er de eerste keer gelijk de juiste besluiten genomen worden, hoeven we niet achteraf problemen in de uitvoering te verbeteren. Het gaat om effectiviteit, creativiteit en betrokkenheid. Alle methoden en technieken om kwaliteit te verbeteren vertellen dat hoe eerder in de keten een probleem gesignaleerd wordt, hoe minder verspilling, hoe minder gevolgen en hoe lager de kosten voor correctie zullen zijn. Toch beginnen veel organisaties “achteraan”: de bestaande processen verbeteren, bij voorkeur die van iemand anders.

Goede besluitvorming – open, participatief, creatief – is cruciaal voor effectieve, klantgerichte organisaties. Goede besluitvorming leidt tot de beste producten en diensten en een goede taakverdeling om die te leveren. Iedereen doet die dingen die het beste bij hem of haar passen en wanneer iemand heeft deelgenomen aan de besluitvorming, leidt dat van zelf tot lage uitgaven en lage kosten.

Paradox
Wat houdt ons tegen, waarom vergaderen we niet goed? Dat komt door een paradox die het hart vormt van communiceren. We kunnen niet zo maar alles zeggen, vooral omdat we anderen niet willen kwetsen.

In een vergadering spelen twee dingen: de inhoud en de relaties. De inhoud is het onderwerp, waar het eigenlijk om gaat. De relaties gaan over de onderlinge verhoudingen. Verhoudingen in vergaderingen zijn altijd ongelijkwaardig: de voorzitter zit voor en onderwerpt de anderen aan zijn of haar gezag. Sommige leden hebben meer macht, invloed, ervaring, kennis, … . Hieruit ontstaan verschillende belangen en opvattingen. Daardoor kan niet alle inhoud open besproken worden. Een voorzitter bepaalt ook de agenda en daardoor welk onderwerp op welke manier besproken wordt. Dat proces kan ook weer niet open besproken worden. Tenslotte kan het onderwerp van de vergadering ook nog de onderlingen verhoudingen betreffen. Dan wordt het helemaal problematisch. Dit heet ook wel de Abilene paradox.

De beste manier betere besluiten te nemen en daarmee te voorkomen dat we moeten gaan bezuinigen of efficiëntie moeten gaan verbeteren, is natuurlijk het (laten) faciliteren van vergaderingen.