Tag Archive for vergaderen

On meeting design

Collega Pieter van Dijk van luisterrijk (pieter”at”luisterrijk.nu) stuurde me deze video. Mijn enige bezwaar is het gebruik van teveel significante cijfers. 1250 miljoen verspilde uren was al emotioneel genoeg geweest.

Past overigens precies in de paden op de Kaart van Werkelijkheidsopvattingen: altijd beginnen op de grens van concreet en sociaal (zaalinrichting!, ontvangst) en eerst in de richting van “verlies van betekenis” (visualisatie, brain stormen, …), dan naar prioriteiten op basis van “last” (gevoel, emotie, niet kosten of opbrengsten) en door naar acties. Vervolgens afsluiten met de emotionele lading van die acties en deelnemers bedanken.

Ze geeft ook aan hoe onze resultaatgerichte cultuur precies dat bereikt wat ze niet wil: gebrek aan resultaten. De verklaring hiervan (Argyris, Defensive Routines) is natuurlijk te lastig om te bespreken, maar de oplossing is dezelfde: “meaningfull conversations” of wel “dialoog”.

Leergang faciliteren voor experts

Koolwijk-01 gecomprimeerdVanuit uw expertise dient u steeds vaker te werken met groepen. U heeft medewerkers nodig om resultaten te behalen en de groep heeft uw expertise nodig. Hoewel groepen uw expertise nodig hebben, ageren ze vaak juist tegen uw expertise. Ze lijken niet betrokken, gedragen zich alsof u ze u niet vertrouwen, houden afstand. En in extreme gevallen gaan ze zich gedragen naar het laagste IQ in de groep.

Hoe maakt u verbinding met een groep medewerkers, deelnemers, burgers, ouders, … ? Hoe krijgt u mensen waarover u geen zeggenschap heeft en die uw advies niet lijken te volgen toch zo ver dat ze meewerken? Hoe bereiken we met elkaar resultaten of lossen we problemen op?

Omgaan met groepen noemen we Faciliteren. In de leergang Kunstmest, Faciliteren voor Professionals, kunt u dat leren en leren toepassen. De zevende leergang start voorjaar 2014 en de voorinschrijving is gestart. Lees meer op: Leergang Kunstmest VII voorjaar 2014

Voor wie?
Deze leergang is bedoeld voor professionals die behoefte hebben om beter te leren faciliteren, maar niet specifiek facilitator willen worden. Deelnemers uit het verleden waren specialisten in innovatie, participatie, communicatie, chemie, ICT, projectmanagement, beleidsadvies, gezondheidszorg; er waren juristen, taalkundigen en antropologen bij. Sommigen werken in het bedrijfsleven, anderen bij overheden of non-profit organisaties en weer anderen zijn zelfstandige professionals.

Samenwerken

Hier een goede illustratie van de consequenties van de vier werkelijkheidsopvattingen op samenwerken.

Vier belevingswerelden from Noorderwit Animaties on Vimeo.

Vergaderator – Bespaar zelf!

Vergaderen kost geld. Veel geld. Verkeerd vergaderen kost nog meer geld. De kostenbesparing met goed vergaderen is eigenlijk niet te bepalen, omdat het voorkomt dat er geld wordt verkwist. Nu kunt u natuurlijk een vergaderator inhuren – zie “vergaderator – Bespaar me!“, maar dat kost ook geld. U kunt zelf al heel veel doen om kosten van vergaderingen te beperken. In een artikel op Seth Godin staan een aantal suggesties, die ik hier vertaal en aanvul.

De belangrijkste regel voor productieve vergaderingen: NEEM NIETS VOOR VANZELFSPREKEND AAN!

  1. Voorbereiden
    • Noodzaak bijeenkomst – Is de bijeenkomst nodig? Waar gaat het over en wat willen we bereiken? Kan dat ook anders?
    • Duidelijke eigenaar – Wie (één persoon!) is er verantwoordelijk voor het bereiken van resultaat? Wat heeft hij of zij nodig van wie?
    • Deelnemers – Wie zijn echt betrokken bij het resultaat? En bij welk deel van de vergadering?
    • Logistiek – Waar is het? Hoe kom je daar? Weet iedereen – denk aan gasten – dat? Wanneer beginnen we? Hoe zit het met drankjes?
    • Doe vooraf wat vooraf kan – agenda, introducties, stukken beschikbaar (niet toesturen! Het is 2012!)
    • Wat is jou belang? – Ben je sterk afhankelijk van een bepaald resultaat? (Lakmoesproef: wat betekent dit voor mijn succes of carrière?): Vraag toch een facilitator of vergaderator.

  2. Uitvoeren
    • Begin op tijd – Begin. Spreek af dat wanneer iemand er niet of te laat is, hij of zij stilzwijgend instemt met de gemaakte afspraken
    • Check in – Wat verwachten de deelnemers van de bijeenkomst? Maak duidelijk dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het realiseren van hun verwachtingen. Informeer altijd of iemand ergens mee zit. Verdeelde aandacht (“ik moet straks eerder weg”, “ik heb pijn in mijn schouders”, “kind is ziek”,….) verstoort.
    • Agenda – Wat moet er echt op de agenda? Wat bespreken we in ieder geval? Welke volgorde?
    • Check – Vat samen, formuleer je aannames als aannames en conclusies als conclusies (ja, daar zit verschil in. Aannames als conclusies formuleren is de grote vergaderbetrokkenheidsmoordenaar). Schrijf besluiten altijd zichtbaar voor iedereen uit. (Let op: mensen spreken sneller dan ze denken. De denksnelheid is ongeveer gelijk aan de schrijfsnelheid).
    • Denk eerst, spreek later – Laat deelnemers eerst hun vragen, meningen of standpunt(en) opschrijven. Zo overdenken ze ze beter, en kunnen ze beter naar anderen luisteren
    • Lees de lichaamstaal – Hoofd achter over of voorover op tafel en hoofd op de armen: deelnemer is in slaap gevallen.
    • Wissel af – Aandachtsspanne is maximaal 20 minuten. Laat deelnemers regelmatig even met hun buren overleggen. Zorg voor beweging. Staand vergaderen verkort een bijeenkomst met 30 – 80%.
    • Beëindig – Begin bij het begin, ga door tot het einde en stop dan.


  3. Bezorgen
    • Deel je aantekeningen – Schrijf altijd de conclusies uit en deel deze, aan iedereen die er belang bij heeft.
    • Maak altijd ook afspraken over “follow up” – Mensen zijn optimisten en het valt altijd tegen. Regel hoe en wanneer gerapporteerd wordt of geëscaleerd.
    • Gebruik tools en media effectief – Elkaar herinneren aan afspraken: gebruik twitter. Samenwerken en op de hoogte blijven: gebruik Yammer. Werken aan het zelfde rapport: Googledocs. Stukken rondzenden? Zo 2010. Gebruik DropBox.
    • Get a life – een vergadering is geen social event.

    Nog meer besparen op vergaderingen? Volg een inleiding bij mij, leer iemand van uw organisatie te faciliteren als tweede beroep of huur een vergaderator.